Курс обучения администраторов рассчитан на сотрудников общедоступных, музейных, ведомственных библиотек, а также библиотек учебных заведений разного уровня, выполняющих функции системных администраторов и инженеров, представляющих службы технической поддержки и сопровождения, а также курирующих вопросы автоматизации библиотечной работы.

Целью данного курса является изучение аппаратно-программной среды и принципов построения основных технологических процессов, реализованных в «АС Библиотека-3».

Учебная программа направлена на получение слушателями знаний и навыков, необходимых для решения задач системного и сетевого администрирования автоматизированной библиотечной системы и включает в себя изучение следующих направлений:

• планирование и порядок установки «АС Библиотека-3» в локальном и сетевом вариантах,
• конфигурирование «АС Библиотека-3»;
• организация взаимодействия баз данных;
• организация взаимодействия клиентских рабочих мест;
• настройка рабочей среды функциональных модулей;
• администрирование «АС-Библиотека-3»;
• устранение сбоев в работе системы.

Программа курса подготовки администраторов также включает в себя изучение навыков практической работы по основным направлениям библиотечной деятельности в режиме автоматизированной библиотечной системы. Это позволит слушателям получить знания необходимые для эффективного управления «АС Библиотека-3» применительно к практическим задачам конкретной библиотеки.

Изучаемые темы

Вводная часть: состав и использование модулей «АС Библиотека-3» в автоматизации основных направлений деятельности библиотеки (общая схема работы «АС-Библиотека-3»)

• Клиент-серверная архитектура «АС Библиотека-3». Схема взаимодействия модулей «АС Библиотека-3» и СУБД:
• «Z – сервер» (сервер приложений): назначение; функции; взаимодействие с клиентскими частями системы.
• Клиентские части системы: назначение; функции; взаимодействие с сервером приложений.
• Использование различных СУБД для хранения и обработки информации:
• MS Access; MS SQL Server; MS SQL Server Express.
• Стандартный международный протокол управления доступом к информационным ресурсам и обмена информацией Z39.50: назначение; область применения; основные положения; БД «Explain»; набор поисковых атрибутов «bib1».

Системные требования «АС Библиотека-3»

• Требования для реализации: сервера приложений; для реализации клиентских рабочих мест.
• Требования к программному обеспечению: операционным системам; офисным приложениям.

Организация хранения и обработки данных в «АС Библиотека-3»: базы данных «АС Библиотека-3». «Администратор», СУБД

• Общие сведения о модуле «Администратор»: назначение и возможности; интерфейс; настройка рабочей среды: отображения данных; параметров связи с сервером, базами данных.
• Состав и область применения баз данных «АС Библиотека-3»: БД пользователей; БД электронного каталога; БД комплектования; БД подписки; БД словарей.
• Принципы организации информации в базах данных
• «АС Библиотека-3» (обзор).
• Возможность одновременной работы с несколькими источниками информации (базами данных, файлами).
• Понятие основной базы данных.

Регистрация пользователей. Назначение прав доступа к фондам библиотеки и электронному каталогу. «Читатель»

• Настройка рабочей среды: настройка отображения данных; настройка параметров связи с сервером, базами данных; настройка сканера штрих-кодов и устройства чтения магнитных карт.
• Справочная система «АС Библиотека-3»: состав, принципы использования (на примере модуля «Читатель»).
• Сеанс работы с учетными (регистрационными) записями пользователей:
• заполнение полей учетной записи: вручную, с использованием словарей-справочников, с использованием сканера штрих-кодов и устройства чтения магнитных карт; обязательные поля учетной записи; назначение прав доступа; вставка фотографии и образца подписи читателя; редактирование записи; удаление записи.
• Создание и использование шаблонов учетных записей (заполнение полей значениями «по умолчанию»).
• Функция «Черный список».
• Поиск информации в базах данных «АС Библиотека-3» (на примере модуля «Читатель»):
• возможности поиска; составление простых и комбинированных поисковых запросов:
• использование операторов, сравнений, усечений, функции «список слов», использование словарей при поиске; сортировка данных; файл «bib1» модуля «Читатель»: назначение, структура, настройка.
• Передача информации о пользователях в текстовый редактор MS Word для дальнейшей обработки и вывода на печать.
• Типичные ошибки, возникающие при работе с модулем «Читатель» и способы их устранения.

БД «User». «Администратор»

• Состав, структура и описание таблиц базы данных «User».
• Режимы модуля «Администратор»: «Права доступа».

Основные положения Российского коммуникативного формата представления библиографических записей в машиночитаемой форме и ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание.

Общие требования и правила составления» (на примере записей учебной базы данных «Demo»).

Создание электронного каталога. «Каталогизатор»

• Настройка рабочей среды модуля: настройка отображения и полноты представления данных; настройка предпочтительного формата; настройка параметров связи с сервером, базами данных, файлами; настройка основной базы данных; настройка режимов работы со словарями.
• Особенности структуры и использования справочной системы «АС Библиотека-3» в модулях «Каталогизатор» и «Комплектатор».
• Режимы работы модуля «Каталогизатор»: «Ввод»; «Марк»; «Инвентарные номера»; «Карточка»; «Присоединенные документы»»; «Описание».
• Создание/редактирование простых (несвязанных) библиографических записей:
• шаблоны библиографических записей; назначение; использование, структура, файловый состав, настройка.
• заполнение полей библиографических записей: вручную, с использованием словарей-справочников, с использованием функций автоматического заполнения; обязательные поля/подполя в библиографической записи; вставка диакритов; проверка орфографии; подключение к библиографической записи файлов разных форматов (присоединение);
• заполнение поля «Инвентарный номер»; вручную, с использованием функции автоматического присвоения инвентарного номера, с использованием функций генерации сведений о месте хранения; присвоение авторского знака; определение места хранения; удаление инвентарных номеров.
• Редактирование записи.
• Удаление записи.

Авторитетные записи

• Основные положения Российского коммуникативного формата представления авторитетных/нормативных записей: (на примере записей учебной базы данных «Demo» и БД «Vocab»).
• Создание и использование авторитетных записей: из режима работы с базами данных электронного каталога; с использованием соответствующих подбаз БД Vocab.

Классификация библиографической информации:

• Встроенный модуль «УДК-ББК» в «Каталогизаторе»;
• Использование тематических, предметных рубрик, ключевых слов и др. способов классификации информации.
• Заполнение подполей индексов классификаций 675 $а «Универсальная десятичная классификация (УДК)» и 686 $а «Индексы других классификаций» (ББК): вручную, с использованием электронной схемы классификации.
• Функция поиска во встроенном модуле «УДК-ББК».
• Настройка многоуровневой электронной схемы классификации в случае использования в библиотеке схемы классификации, отличной от стандартных: создание, удаление, редактирование классификационных индексов, установка иерархии, формирование описания и горизонтальных ссылок.
• Настройка автоматического заполнения обязательных подполей, относящихся к используемым в библиотеках схемам классификации: 675$v «Издание» и 686$2 «Код системы» (модуль «Администратор»).
• Использование для классификации библиографической информации других полей блока анализа содержания (тематических, предметных рубрик, ключевых слов и т.д.)

Создание/редактирование многоуровневых (связанных) библиографических записей

• Понятие о полях связи.
• Создание записи со встроенными полями.
• Создание многоуровневых записей при описании: многотомников; аналитических росписей.
• Особенности заполнения полей блоков описательной информации и интеллектуальной ответственности, а также полей «Инвентарный номер», «Авторский знак» и др.

Формирование и вывод на печать каталожных карточек, тематических перечней, списков литературы:

• Возможности настройки внешнего вида, параметров печати и других опций каталожной карточки.
• Формирование тематических списков.
• Поиск библиографической информации в базах данных «АС Библиотека-3» (на примере модуля «Каталогизатор»): возможности поиска; составление простых и комбинированных поисковых запросов; сортировка данных; функция «Поиск в найденном».
• Настройка перечня поисковых полей (редактирование файла «bib1»).
• Передача библиографической информации в текстовый редактор MS Word для дальнейшей обработки и вывода на печать.

Создание электронного каталога. «Каталогизатор» (продолжение)

• Размножение записей.
• Редактирование включаемых в поставку «АС Библиотека-3» и создание новых шаблонов библиографических записей (изменение внешнего вида, определение набора полей и подполей, заполнение значениями «по умолчанию»).
• Конвертирование marc-форматов.
• Импорт-экспорт.
• Групповая корректировка.
• Ведение истории записи.
• Типичные ошибки, возникающие при работе с модулем «Каталогизатор» и способы их устранения.

Базы данных электронного каталога:

Хранение библиографической информации; блокировка записи от изменений в многопользовательском режиме; формирование истории записи (на примере учебной базы данных «Demo»). «Администратор»

• Состав, структура и описание таблиц базы данных «Demo»
• Режимы модуля «Администратор»: «Базы данных» и «Таблицы»: функция автоматического присвоения инвентарного номера.
• «Индексы»: переиндексация информации; создание индексов;
• «Групповая корректировка»: различия в операциях по групповой корректировке, выполняемых модулями «Каталогизатор» и «Администратор», настройка параметров групповой корректировки; статистика выполнения операции; отслеживание ошибок.

Использование полей блока локального использования формата Rusmarc

• Создание новых полей/подполей.
• Файл описания формата: назначение; местонахождение; создание; распределение по функциональным модулям.
• Включение вновь созданных полей: в шаблон библиографической записи; в перечень поисковых полей.

Комплектование фонда библиотеки. «Комплектатор»

Настройка рабочей среды модуля: настройка отображения и полноты представления данных; настройка предпочтительного формата; настройка параметров связи с сервером, базами данных, файлами; настройка основной базы данных; настройка режимов работы со словарями; настройка используемой для расчетов валюты.

БД «Дезидерата»:

• Назначение, структура, настройки.
• Ведение базы данных комплектования.
• Создание библиографических записей.
• Формирование заказов на получение литературы.
• Контроль за выполнением заказов.
• Комплектование без оформления заказов.
• Первичный учет поступлений.
• Формирование и вывод на печать бланков заказов, каталожных и топографических карточек.

Операции импорта-экспорта в «АС Библиотека-3»:

• назначение; область применения; схема и правила экспорта-импорта библиографических записей между БД «Дезидерата» и БД электронного каталога.
• Проверка импортируемых записей на наличие ошибок и дублетность.
• Режим импорта-экспорта в модуле «Администратор»:
• различия в операциях импорта-экспорта, выполняемых модулями «Каталогизатор», «Комплектатор» и «Администратор»,
• настройка параметров импорта-экспорта; статистика выполнения операции; отслеживание ошибок.

Дополнительные функции «Комплектатора»:

• Редактирование и создание новых шаблонов библиографических записей.
• Групповая корректировка.
• Типичные ошибки, возникающие при работе с модулем «Комплектатор» и способы их устранения.

Обслуживание пользователей библиотеки

• Поисковые модули («Поиск», «WWW-шлюз»): Назначение и возможности модулей.
• Особенности поиска и заказа литературы через модуль «Поиск» и через «WWW-шлюз».
• Настройка рабочей среды модулей: настройка отображения и полноты представления данных; настройка параметров связи с сервером, базами данных.
• Модули «Книгохранение», «Абонемент», Книговыдача»: Назначение и возможности модулей.
• Особенности работы с заказами пользователей в модулях «Книгохранение» и «Абонемент».
• Настройка рабочей среды модулей: отображения и полноты представления данных; параметров связи с сервером, базами данных; сканера штрих-кодов и устройства чтения магнитных карт.
• Заказ литературы из фондов библиотеки, обработка требований, выдача и возврат изданий:
• формирование поискового запроса; работа с результатами выполнения запроса: просмотр итогов выполнения запроса, отбор, заказ литературы, отмена заказа; формирование «очереди» на получение издания; особенности поиска, отбора и заказа литературы, хранящейся в электронном каталоге в виде связанных записей; списки заказанной литературы и литературы «на руках»; формирование и вывод на печать читательских требований.
• обработка поступивших заказов; выдача литературы; отказ в выдаче; отмена заказа; перенаправление заказа; формирование и вывод на печать требований и книгозаместителей (модули «Книгохранение», «Абонемент»); продление срока пользования литературой; оформление возврата литературы в фонд; контроль за соблюдением сроков обработки требований пользователей и сроков возврата литературы в фонд библиотеки: формирование перечней «все издания на руках», «просроченные издания на руках», «все обработанные заявки»; «просроченные зарезервированные издания».
• Дополнительные функции: режим «Массовая выдача» (модуль «Абонемент»); использование сканера штрих-кодов и устройства чтения магнитных карт.
• Типичные ошибки, возникающие при работе с поисковыми модулями и модулями «Абонемент», «Книгохранение» и «Книговыдача» и способы их устранения.

Работа с фондом библиотеки. «Книгохранение», «Абонемент»

• Область применения, возможности и особенности использования модулей «Книгохранение» и «Абонемент» в работе с библиотечным фондом:
• Редактирование элементов библиографической записи.
• Проверка расстановки изданий.
• Вывод изданий из обращения («закрытие» от выдачи пользователям).
• Списание литературы и удаление записей из электронного каталога.

Базы данных электронного каталога

• Хранение информации о структуре библиотеки, о соответствии отделов обслуживания группам пользователей, о параметрах контроля за количеством книг на руках, о состоянии единиц хранения, и заказах (на примере учебной базы данных «Demo»). «Администратор»
• Состав, структура и описание таблиц базы данных «Demo».

Сбор и анализ статистических данных. Инвентарный учет. «Статистика»

• Настройка рабочей среды, параметров связи с сервером, базами данных.
• Формирование отчетов о работе структурных подразделений и библиотеки в целом по: комплектованию, работе с библиотечным фондом (проверке расстановке, списанию), движению единиц хранения, ведению электронного каталога, обслуживанию читателей (по группам пользователей).
• Формирование инвентарной книги: автоматический режим; настройка параметров формирования и отображения.
• Передача результатов в текстовый редактор MS Word для дальнейшей обработки и вывода на печать.

Администрирование «АС-Библиотека-3»

• Установка «АС Библиотека-3»: «Полная»; «Клиентские модули»; «Выборочная»; «Сервер»; «WWW-поиск».
• Определение адреса и настроек сервера.
• Особенности инсталляции программного обеспечения: под разными операционными системами.
• Организация взаимодействия клиентских рабочих мест в процессе эксплуатации «АС Библиотека-3».
• Создание и подключение новых баз данных библиографических описаний.
• Настройка групп пользователей, прав доступа к базам данных и определение допустимых функций для различных групп пользователей (БД «User»).
• Редактирование служебных таблиц баз данных библиографических описаний (БД «User», «Demo», «Acquire», новых баз данных):
• изменение префикса записей; настройка соответствия отделов использующему их модулю, добавление и переименование отделов; установка соответствия групп пользователей и обслуживающих отделов; добавление и переименование значений «Возможные состояния книги»;
• назначение дополнительных подполей RUSMARC для проверки на дублетность; определение списка языков, используемых для разделения строк на слова при формировании индекса по словам, а также для приведения к нормализованной форме поискового значения при поиске по словам; определение показателя, с которого будет производится автоматическая генерация инвентарного номера; определение показателей «количество книг на руках» и «количество заказов».
• Настройка модуля «WWW–шлюз»: системные требования; порядок создания виртуальной директории для работы WWW-шлюза; настройка взаимодействия с базами данных.
• Администрирование «АС Библиотека-3»: переиндексация данных; удаление tmp-файлов; удаление записей в служебных таблицах, возникших в результате некорректно завершенных сеансов, восстановление данных; архивирование баз данных.

Практикум по установке, настройке и тестированию работы «АС-Библиотека-3»